O invoice é mais do que uma fatura, é a peça-chave para organizar e formalizar transações internacionais.
Fundamental no comércio exterior, ele simplifica processos, garante conformidade legal e facilita o cálculo de taxas.
Neste blog, vamos desvendar sua importância e como utilizá-lo corretamente.
O que é e pra que serve o invoice?
O invoice é um documento comercial importante para transações internacionais, funcionando como uma fatura detalhada que formaliza a negociação entre comprador e vendedor de países diferentes.
Ele descreve os produtos ou serviços fornecidos, o valor total da transação e as condições de pagamento, servindo como base para processos tributários e alfandegários.
Além de ser indispensável para o cálculo de impostos e taxas de importação, o invoice é utilizado como garantia para ambas as partes, pois registra os termos acordados.
No Brasil, ele também é um documento necessário para a emissão de notas fiscais de importação, agilizando a liberação das mercadorias e assegurando que a transação esteja em conformidade com as legislações locais e internacionais.
O que deve conter em um invoice?
Um invoice completo e bem elaborado deve apresentar todos os detalhes necessários para garantir a segurança e a transparência da transação.
Os principais itens que ele deve ter são:
- Dados completos do vendedor e do comprador: como nome ou razão social, endereço, telefone e e-mail de contato.
- Descrição detalhada dos produtos ou serviços: incluindo quantidade, unidade de medida, peso, dimensões e características específicas.
- Preço unitário e total: discriminando cada item e o valor total da transação.
- Informações fiscais e alfandegárias: como código de classificação tarifária, país de origem e quaisquer taxas aplicáveis.
- Termos de pagamento: prazos, métodos aceitos e possíveis juros ou descontos.
- Data de emissão e número do documento: para fins de controle e registro.
Além disso, é comum que o invoice traga observações adicionais, como garantias oferecidas, política de devolução e instruções específicas para o transporte e manuseio das mercadorias.
A clareza na apresentação dessas informações reduz erros e facilita o cumprimento de obrigações legais e tributárias.
Quem faz o invoice?
O invoice é emitido pelo vendedor ou prestador de serviços, seja ele uma empresa ou profissional autônomo.
É responsabilidade do fornecedor garantir que o documento seja claro, completo e conforme as normas internacionais.
No entanto, criar um invoice pode ser um processo técnico, especialmente quando há exigências alfandegárias. Para evitar problemas, muitas empresas utilizam softwares específicos ou contam com o suporte de contadores especializados em comércio exterior.
Essas ferramentas e profissionais ajudam a adequar o invoice aos requisitos legais do país de origem e de destino, assegurando que a transação ocorra sem problemas.
Outra vantagem de contar com suporte técnico é a personalização do documento para atender a diferentes demandas comerciais, como inclusão de informações adicionais ou tradução para o idioma do país importador, quando necessário.
Quais taxas são cobradas no invoice?
As taxas associadas ao invoice variam conforme a natureza da transação e os países envolvidos.
Entre as cobranças mais comuns, estão:
- Impostos de importação: cobrados pelo país de destino, baseados no valor total da mercadoria.
- Taxas alfandegárias: relacionadas à liberação das mercadorias pela alfândega, incluindo serviços de inspeção e desembaraço.
- Frete internacional e seguro: custos que devem ser detalhados no invoice, especialmente em transações FOB (Free on Board) ou CIF (Cost, Insurance, and Freight).
- Taxas bancárias: aplicáveis a transferências internacionais, como conversão de moeda e tarifas por envio de remessas.
Além disso, algumas transações podem incluir taxas específicas de serviços ou produtos, dependendo do contrato firmado.
Para evitar surpresas, é importante que o invoice descreva todas essas taxas, garantindo que o comprador tenha ciência do valor total da transação antes de concluí-la.
Como pagar uma invoice?
O pagamento de um invoice pode ser realizado de diferentes formas, conforme o acordo estabelecido entre comprador e vendedor.
As opções mais comuns são:
- Transferências bancárias internacionais (SWIFT): método seguro e amplamente aceito, mas com taxas administrativas que variam conforme o banco.
- Cartão de crédito internacional: ideal para valores menores, mas sujeito a taxas de conversão e limites de crédito.
- Plataformas digitais: serviços como PayPal ou Wise, que oferecem agilidade e taxas mais competitivas em transações internacionais.
- Cartas de crédito (Letter of Credit): forma segura para transações de alto valor, especialmente em contratos comerciais entre grandes empresas.
Antes de efetuar o pagamento, é importante verificar todos os dados bancários fornecidos no invoice e confirmar a autenticidade das informações diretamente com o fornecedor.
Essa prática ajuda a evitar erros ou fraudes, garantindo que os valores sejam recebidos corretamente e as mercadorias sejam liberadas no prazo combinado.
Esses métodos oferecem flexibilidade para transações internacionais, permitindo que o comprador escolha a opção que melhor se adapta às suas necessidades financeiras e logísticas.
Com a ajuda de contadores qualificados, as empresas podem tomar decisões informadas, planejar seu crescimento e garantir sua sustentabilidade a longo prazo.
Conte com a Nu Contábil para fazer desde a gestão contábil até a abertura do seu CNPJ!
Oferecemos planos personalizados para você, com especialistas à sua disposição para garantir que sua empresa esteja em boas mãos.
Atendimento por telefone, WhatsApp e e-mail, com impostos mínimos e conformidade máxima para sua empresa!
